이메일 프로토콜 이해하기: SMTP, POP3, IMAP의 의미

<출처: 가비아>

다양한 협업툴과 실시간 통신 기술의 발달에도 불구하고 이메일은 여전히 업무의 대부분을 차지하는 커뮤니케이션 수단입니다. 그 이유는 다른 시각(시차) 다른 장소(원격)에서의 통신을 가능하게 해주기 때문입니다.

아웃룩(Outlook)이나 윈도우즈메일(Windows Mail)과 같은 이메일 프로그램을 사용하시는 분이라면 설정창에서 SMTP/POP3/IMAP 등의 용어를 접한 적이 있을 것입니다. 이러한 용어들은 이메일을 주고 받는 프로토콜의 종류에 해당합니다.

 많은 사람들이 각 프로토콜의 의미를 정확히 알지 못한 채 설정 가이드나 다른 사람의 조언을 통해 메일 프로토콜을 설정하곤 합니다. 이번 포스팅을 통해 이메일의 기술적인 구조에 대해 간략하게 이해하고 각각의 프로토콜이  의미하는 것이 무엇인지 알아보도록 하겠습니다. 

 

[그림1] 이메일 시스템 구조

이메일 시스템은 크게 메일 서버와 클라이언트로 구성됩니다. 위의 [그림1]을 참고하며 각각에 대해 살펴보겠습니다.

메일 서버
그림에서 A, B, C로 표시된 것이 메일 서버에 해당합니다. 이 서버에는 각각의 메일 주소에 대응하는 사서함(Mail box)이 존재합니다. 사서함을 바탕으로 한 메일 서버 간의 통신 덕분에 원격지에서 시차를 두고 메일을 주고받을 수 있는 것입니다.
발신자 Sunny(PC1)가 이메일 보내기 버튼을 클릭하면 해당 이메일은 우선 Sunny의 이메일 서버(A)에 도착합니다. 발신자의 이메일 서버(A)에서 보내고자 하는 상대방 Sally(PC2)의 이메일 서버(B)로 연결된 인터넷을 통해 메일을 전달합니다. 서버(B)에 도착한 메일은 수신자(Sally)에게 전달됩니다.

메일 클라이언트
이메일 클라이언트는 메일 서버의 사서함에 저장된 이메일을 가져와 발신자에게 보여주거나 발신자가 작성한 이메일을 서버로 전달하는 역할을 수행합니다. 발신자 Sunny가 메일 전송 버튼을 클릭하면 Sunny의 PC(혹은 단말기)에 설치된 이메일 클라이언트 프로그램이 서버(A)에 해당 메일을 전달하고, 수신자
Sally의 클라이언트 PC(혹은 단말기)가 인터넷 통신을 통해 Sunny로부터 받아놓은 메일을 서버(B)의 사서함에서 가져와 Sally에게 보여줍니다.

이메일 시스템이 작동하는 구조를 개략적으로 알아보았습니다. 이후에는 이메일을 주고받을 때 사용되는 프로토콜에 대해 알아보겠습니다.

*프로토콜(Protocol)이란?
정보기기 사이에서 통신을 통한 정보 교환이 필요한 경우 이러한 통신을 원활하게 하기 위해 사전에 정의한 여러 통신 규칙과 방법에 대한 약속인 통신 규약을 의미합니다. 편지를 보낼 때 발신자 정보와 수신자 정보가 편지 봉투 어디에 위치하는지 쉽게 알 수 있도록 각각 좌측 상단, 우측 하단에 표기하기로 한 것과 같은 사전의 약속을 한 예로 들 수 있습니다.

SMTP(Simple Mail Transfer Protocol)
Simple Mail Transfer Protocol(SMTP)은 이메일을 전송할 때 사용하는 프로토콜입니다. 이메일 송신 프로토콜이 사용되는 경우는 크게 두 가지입니다.
(1) 클라이언트가 작성한 메일을 서버로 전송할 때
(2) 인터넷을 통해 서버 간 메일을 전송할 때
위 그림의 경우 Sunny라는 발신자가 메일 서버(A)에 메일을 보낼 때(1), 그리고 메일 서버(A)가 인터넷을 통해 서버(B)에 메일을 전달할 때(2) 발신 프로토콜인 SMTP를 사용합니다.

POP3(Post Office Protocol 3)
Post Office Protocol 3(POP3)은 이메일을 수신할 때 사용하는 프로토콜의 한 종류입니다. 보다 구체적으로는 이메일 서버에 도착한 메일을 클라이언트로 가져올 때 사용됩니다. 현재 통용되고 있는 Post Office 프로토콜의 버전이 세 번째이기 때문에 프로토콜명에 숫자 3을 붙여 POP3라고 부릅니다. 
POP3의 경우 서버의 사서함으로부터 클라이언트 PC로 메일을 직접 다운로드 하는 형식입니다. POP3로 서버로부터 메일을 다운로드 할 때는 헤더 부분(발신자의 정보, 수신 서버의 호스트 주소, 해당 메일의 고유한 식별자와 메일이 수신된 날짜 시간 등의 정보를 담은 메일의 앞머리 부분)과 본문(메일 본문 및 첨부파일을 포함한 실제 메일 내용)을 모두 다운로드합니다. 또한 다운로드와 동시에 사서함에 있는 이메일이 삭제되는 것이 기본적 특징입니다. (다운로드 후에도 서버에서 메일이 삭제되지 않도록 별도로 설정하는 것은 가능) 따라서 POP3 방식을 이메일을 수신한 경우 메일을 다운로드 받은 로컬 PC에만 해당 메일이 남아있게 되어 추가적인 설정을 하지 않는 이상 다른 PC나 모바일 등의 기기로 동일한 이메일을 확인할 수 없고, 별도 설정 없이 로컬 PC에서 메일을 삭제한 경우 서버에서 해당 메일을 확인할 수 없다는 단점이 존재합니다.

IMAP(Internet Message Access Protocol)
Internet Message Access Protocol(IMAP)은 위에서 설명한 POP3와 마찬가지로 이메일을 수신할 때 사용하는 또 다른 프로토콜의 종류입니다.
IMAP의 경우 이메일 서버와 동기화되는 방식이기에 스마트폰, 태블릿, PC 등 다양한 클라이언트 장치에서 동일하게 미리 설정한 ‘받은 편지함’, ‘보낸 편지함’ 등을 확인할 수 있습니다. 이는 서버에 직접 접속하여 직접 메일을 확인하는 방식이기 때문에 메일 열람 후에도 서버에 이메일이 그대로 남아있어 여러 클라이언트를 통해서도 반복적으로 이메일을 확인할 수 있는 것입니다. 또한 수신자에게 메일을 보여줄 때 메일의 헤더 부분만 보여주고 수신자가 해당 메일을 클릭해야만 메일 내용과 첨부파일 등의 본문을 다운로드하기 때문에 POP보다 빠른 방법으로 메일을 확인할 수 있습니다. 하지만 메일을 확인할 때마다 클라이언트와 서버가 통신해야만 하므로 메일 서버의 통신 트래픽을 높이며, 오프라인 상태에서는 메일을 확인할 수 없다는 점과 개인 메일함의 용량이 곧 서버의 용량이기 때문에 주기적인 용량 관리가 필요하다는 점은 단점으로 작용할 수 있습니다.

용량이 큰 메일을 자주 주고받아 주기적인 용량 관리가 필요하고 오프라인 상태에서도 메일 확인이 필요한 경우라면 POP3가 적합하고, 다양한 단말기에서 메일 확인이 필요하거나 불필요한 메일 다운로드 없이 빠르게 필요한 메일만 확인하고자 하는 경우 IMAP를 사용하는 것이 바람직합니다.

각각의 프로토콜의 개념과 특징을 숙지하고 개인의 상황에 따라 적합한 이메일 프로토콜을 설정하여 활용하시기 바랍니다.